Los sistemas de gestión de recursos empresariales tradicionales no pueden llevar el ritmo de los procesos comerciales actuales, ni adaptarse al crecimiento de las necesidades comerciales futuras, a medida que las empresas se expanden.
Al día de hoy, son muchas las empresas pequeñas y de mediano tamaño que no saben cómo mantener un flujo constante de trabajo, que logre mantener la creciente demanda del mercado.
Administrar distintos departamentos, y procurar que se conecten entre sí, realizando cientos de tareas al día, puede resultar un desafío. Y si bien es cierto que son actividades habituales dentro de las empresas, muchas veces las hojas de cálculo y sistemas contables o de gestión de almacén y logística ya no logran ser suficientes.
La desorganización y retrasos, tanto para el manejo de data entre departamentos, así como de despachos a clientes, cobranzas, facturación, etc., son elementos que llevan a una empresa directamente al fracaso. Es allí donde vamos a plantearnos en este artículo la cuestión de: ¿Realmente es necesario contar con un software ERP?, ¿Qué señales debe tomarse en cuenta? Y ¿Qué hace a un sistema ERP como es?
Principales módulos de un ERP
Un ERP es sencillamente un programa de gestión de recursos empresariales, que permite administrar compras, almacenes, cadena de suministros, operaciones, distribución, tesorería, facturación, contabilidad, finanzas, seguridad y auditoría. Los software se conforman básicamente en:
- Módulo de facturación.
- Módulo de inventario.
- Módulo de compras.
- Módulo de contabilidad.
- Módulo de seguridad.
¿Realmente necesitas un software ERP para tu empresa? Señales que te indican que debes implementarlo
Si tu empresa está creciendo, lo prudente y lógico es implementar un sistema que pueda sobrellevar dicho crecimiento. Sin embargo, ¿cómo realmente saber si tu negocio necesita un ERP? Cuestionando el costo/beneficio de invertir en este tipo de recurso, y analizando tus metas con las demandas actuales del mercado.
Ahora bien, existen indicios dentro de una empresa, sin importar el tamaño que tenga, que se deben tomar en cuenta a la hora de saber si se necesita adoptar un sistema de gestión como este.
- Tus índices de crecimiento comercial son bajos
Si recibes cada día más pedidos, pero eres incapaz de satisfacer los plazos, significa que tu sistema de gestión actual es obsoleto y es momento de cambiarlo por un software ERP que se adecue a tus necesidades actuales y futuras.
- Tus departamentos trabajan de forma separada
Que cada departamento trabaje de forma diferente impide un crecimiento nivelado para la empresa, lo que se traduce en pérdida de tiempo y de dinero.
- Recibes malas críticas de clientes por tu servicio al cliente
Si se han documentado quejas de clientes por inconformidad de tus servicios, o cancelaciones de pedidos, órdenes, reembolsos o compras, significa que tu sistema de gestión actual está perjudicando tu negocio y por ende, las futuras ganancias de la empresa.
- Tu proceso de logística y venta son muy lentos
Cuando se tiene una empresa enfocada en el sector comercial, es importante cumplir con todos los plazos, y eso incluye el tiempo de respuesta en despacho, almacén y pedido. La clave es tener todo en una misma plataforma, ya que eso reduce la espera, y agiliza la atención al público en general.
- No se están tomando las mejores decisiones de gestión
Una buena decisión se basa en la información que le proporcionen. ¿Cómo buscar información si todo el sistema es un caos? El ERP diagnóstica, organiza y provee el mejor camino a seguir.
- El acceso a la información es imposible o complicado
Tener distintos sistemas puede ocasionar una mala comprensión de la información, y por ende, errores en la toma de decisiones. Es fundamental que todas las personas involucradas tengan acceso a la misma información, de forma rápida, para aprovechar mejor las oportunidades comerciales.
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✓ Enumera los aspectos que quieres mejorar de tu negocio
Conocer de cerca tu empresa es el primer paso para mejorar tu negocio. ¿Cómo mejorar algo si no conoces qué departamentos se involucran, cómo se organizan y cuál es su volumen de trabajo? Una vez comprendido eso, puedes detectar qué aspectos debes mejorar:
- ¿Buscas aumentar tu negocio y la tasa de satisfacción de tus clientes?
- ¿Necesitas un sistema que te proporcione ayuda con el ritmo de tus ventas?
- ¿Quieres reducir gastos innecesarios?
- ¿Buscar reducir el tiempo de espera de los clientes?
- ¿Quieres ofrecer un servicio más innovador a tus clientes?
✓ Plantea objetivos realistas, de acuerdo al tamaño de tu empresa
El tipo de ERP y por ende sus módulos, dependerá de la carga de trabajo y los departamentos que se involucren. De acuerdo a esto, podrás plantearte los objetivos que buscas conseguir con tu ERP, y priorizar de acuerdo a tus necesidades actuales. Algunos ejemplos de ellos sería:
- Aumentar la productividad de tus empleados.
- Mejorar la planificación de despacho.
- Lograr un mejor equilibrio entre la tecnología y tu negocio.
✓ Analiza precio y accesibilidad
¿Cuál es tu presupuesto? El valor de un software ERP varía dependiendo del alcance deseado. Existen ERP que abarca el hardware, software y el mantenimiento por un corto período de tiempo, y otros que se adaptan a las necesidades constantes de crecimiento de hasta 10 años.
Además, otra variable implícita, pero igual de importante, es la capacidad de los empleados para adaptarse. Es fundamental analizar el tiempo de aprendizaje, adaptación y motivación de las partes involucradas.
✓ Qué ERP te ofrece un mayor valor añadido
El sistema ERP “ideal” para tu empresa, también dependerá del valor añadido que ofrezca su implementación.
«El proveedor del software debe proveer una plantilla capacitada de trabajadores que se puedan adaptar a las necesidades específicas que tengas como cliente».
Ser responsables en cuanto al presupuesto acordado y los plazos de implementación; asimismo, ofrecer soporte técnico, tanto a la empresa como al cliente. Además, debe contar con una alta valoración en la industria y una alta tasa de éxito.
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Uniflex del Perú es una empresa especializada en el desarrollo de programas de gestión para pequeñas y grandes compañías. Ofrece la plataforma remota que se ajusta a dispositivos de escritorio como computadoras o laptops. Su característica más sobresaliente es la capacidad de adaptarse a las necesidades del cliente, permitiendo la digitalización de procesos, incluyendo la gestión de pedidos, control de inventario, despacho y distribución.
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Al final, saber si necesitas o no un ERP se resume en si estás satisfecho con tu desempeño actual. Analiza las distintas opciones del mercado, y elige la más adaptable y con mayor potencial de crecimiento.